Pierwsze dni obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur przyniosły to, czego wielu się spodziewało: ogromne zainteresowanie przedsiębiorców i… przeciążenie części infrastruktury administracyjnej. Jak wynika z oficjalnych komunikatów administracji rządowej, masowe logowania do nowej wersji systemu KSeF spowodowały czasowe spowolnienie działania Profilu Zaufanego. Sam system fakturowania ma jednak działać bez zakłóceń.
Gdzie pojawił się problem, a gdzie nie
Z informacji przekazanych przez Ministerstwo Cyfryzacji wynika, że utrudnienia dotyczą wyłącznie Profilu Zaufanego, który jest jedną z metod uwierzytelniania przy korzystaniu z usług publicznych. Wzmożony ruch był bezpośrednio związany z falą logowań przedsiębiorców próbujących uzyskać dostęp do systemu KSeF 2.0 tuż po jego uruchomieniu.
Jednocześnie Ministerstwo Finansów uspokaja: sam Krajowy System e-Faktur funkcjonuje prawidłowo. Oznacza to, że trudności techniczne nie dotyczą wystawiania ani odbierania faktur, lecz wyłącznie jednego z kanałów logowania.
Administracja przypomina też, że przedsiębiorcy mogą korzystać z alternatywnych metod uwierzytelniania, co pozwala ominąć ewentualne problemy z Profilem Zaufanym.
KSeF już działa – i to obowiązkowo dla największych
System KSeF został uruchomiony w nocy z soboty na niedzielę i od tego momentu zaczął obowiązywać pierwszy etap jego wdrażania. Na start objęto nim największe podmioty gospodarcze – te, których sprzedaż wraz z podatkiem VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.
Według szacunków resortu finansów, do tej grupy należy około 4,2 tys. firm. To właśnie one jako pierwsze musiały zmierzyć się z nowym obowiązkiem wystawiania faktur wyłącznie za pośrednictwem systemu centralnego.
Od 1 lutego 2026 roku zmiana dotknęła również wszystkich odbiorców faktur – od tego momentu dokumenty sprzedażowe są przekazywane wyłącznie poprzez KSeF, niezależnie od wielkości kontrahenta.
Kolejne etapy już zaplanowane
Obowiązkowy KSeF nie kończy się na największych przedsiębiorstwach. Kolejny etap wdrażania systemu ruszy 1 kwietnia 2026 roku i obejmie zdecydowaną większość firm działających w Polsce. Z wyjątku wyłączone zostaną jedynie najmniejsze podmioty, które mają zostać objęte systemem dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Za „najmniejsze” przepisy uznają firmy, których miesięczne obroty podlegające dokumentowaniu w KSeF nie przekraczają 10 tys. zł. W praktyce oznacza to, że już od kwietnia nowy system obejmie również dużą część osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, w tym osoby pracujące na tzw. samozatrudnieniu i wystawiające faktury innym firmom.
Bez kar w 2026 roku, ale z dużą presją organizacyjną
Ministerstwo Finansów przypomina, że w całym 2026 roku nie będą nakładane kary za błędne stosowanie KSeF. To istotna informacja dla przedsiębiorców, którzy dopiero uczą się nowego systemu i dostosowują swoje procesy księgowe.
Nie zmienia to jednak faktu, że presja organizacyjna jest duża. Start systemu pokazał, jak ogromna skala zmian dotyczy cyfrowych rozliczeń w Polsce. Nawet jeśli KSeF działa technicznie poprawnie, to masowe logowania i przeciążenie Profilu Zaufanego pokazują, że administracja publiczna musi mierzyć się z realnym testem wydolności systemów identyfikacji elektronicznej.
Początek długiego procesu
Pierwsze dni działania KSeF 2.0 to dopiero początek transformacji, która w kolejnych miesiącach obejmie setki tysięcy firm. Obecne trudności nie mają charakteru systemowego, ale są wyraźnym sygnałem, że cyfryzacja rozliczeń podatkowych to nie tylko zmiana przepisów, lecz także wyzwanie technologiczne i organizacyjne – zarówno dla państwa, jak i dla przedsiębiorców.
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Finansów
Zdj.: Jakub Żeradzki on Unsplash
